Вимоги до оформлення документів

Документи на паперових носіях укладають відповідно до ГОСТ 9327-60 на аркушах паперу форматом А-4 (297 х 210 мм) та А-5 (148 х 210 мм ). Додатки до документів (таблиці, графіки, схеми тощо) можуть виконуватися на папері форматом А-3 (297 х 420 мм).

 

ГОСТ 6.38-90 встановлено такі поля:

— ліве — 20 мм (8 пробілів, один пробіл дорівнює 2,6 мм);

— праве — не менше 8 мм (3—4 пробіли);

— верхнє — не менше 10 мм (3—4 інтервали, один

інтервал дорівнює 4,25 мм);

— нижнє — не менше 8 мм (2—4 інтервали).

 

 Однак часто користуються розмірами полів від¬ повідно до ГОСТ 6.39-72:

— ліворуч — 35 мм (13 пробілів);

— праворуч — не менше 8 мм (3—4 пробіли);

— згори — 20 мм (4—5 інтервалів);

— знизу — не менше 19 мм (для формату А-5 — не менше 16 мм).

 

Нумерація документа починається з другого аркуша вгорі посередині робочого поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша арабськими цифрами, починаючи з цифри 2 без будь-яких позначок біля цифр.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементи" тексту документа або його реквізитів тощо.

 

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

 

Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 пункту міжрядкового інтервалу.

Зовнішній вигляд документа має важливе значення, оскільки він унаочнює стиль роботи апарату управління, та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до організації.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.